| MANUAL CONTRATACIÓN ESE-HUS. |
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HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SANTANDER E.S.E. ACUERDO NÚMERO 010 DEL 2009 Por medio del cual se deroga el Acuerdo de Junta Directiva No. 006 de Agosto 31 de 2005 y sus acuerdos modificatorios y se expide el nuevo Manual de Contratación de la EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SANTANDER LA JUNTA DIRECTIVA DE LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SANTANDER ESE HUS En uso de sus facultades legales y en especial las que confiere la Ley 10 de 1990, Ley 100 de 1993, Decreto 1876 de 1994, Decreto 111 de 1996, Decreto 00025 de 2005 por el cual se crea la E.S.E. HUS, en concordancia con la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y Decretos Reglamentarios y demás disposiciones vigentes. CONSIDERANDO Que conforme al numeral 6 del artículo 195 de la Ley 100 de 1993, por el cual se crea el Sistema de Seguridad Social Integral, en concordancia con el artículo 16 del Decreto 1876 de 1994, en virtud del cual se reglamentó la Ley 100 de 1993, y se determinó que las Empresas Sociales del Estado se rigen en materia de contratación por el derecho privado, sujetándose a la jurisdicción ordinaria conforme a las normas sobre la materia, pudiendo discrecionalmente utilizar las cláusulas exorbitantes previstas en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. Que el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, por la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos, consagró que las entidades estatales que por disposición legal cuenten con un régimen contractual excepcional al del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, aplicaran en desarrollo de su actividad contractual, acorde con su régimen legal especial, los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, respectivamente según sea el caso y estarán sometidas al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto legalmente para la contratación estatal. Que la Constitución Política de Colombia en su artículo 209 establece que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. Que conforme al numeral 17 del artículo 15 del Decreto Departamental 0025 de Febrero 4 de 2005, por medio del cual se crea el Hospital Universitario de Santander como una Empresa Social del Estado del orden Departamental, corresponde a la Junta Directiva determinar el monto máximo que el ordenador del gasto puede comprometer como representante legal de la empresa en la celebración de contratos en sus diferentes modalidades para la adquisición de bienes y servicios. Que con motivo de los cambios legislativos en materia contractual, organizacional, administrativa y financiera para las instituciones públicas prestadoras de servicios de salud, se hace necesario adoptar un estatuto de contratación que permita la viabilidad y sostenibilidad de la Empresa, acogiendo para ello los principios anotados. Que en consecuencia a través del estatuto de contratación, la Empresa debe definir y adoptar normas, procedimientos y trámites que garanticen racionalidad en el uso de los recursos, eficiencia en la atención de sus responsabilidades y transparencia en sus actuaciones. Que en mérito de lo expuesto, ACUERDA CAPITULO I ARTÍCULO 1.- PRINCIPIOS: Conforme al artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, los principios que regirán las actuaciones contractuales son los contenidos en el artículo 209 y 267 de la Constitución Política y que se describen a continuación: 1.1. IGUALDAD: En las actuaciones contractuales deberá buscarse que todas las personas se encuentren en un plano de igualdad y por tanto reciban el mismo tratamiento y oportunidades, sin discriminación alguna. 1.2. MORALIDAD: Todas las actuaciones contractuales deberán desarrollarse teniendo en cuenta los intereses de la entidad y la comunidad, los postulados de la buena fe y la ética propia de la función pública. 1.3. EFICACIA: Las actuaciones contractuales deberán buscar el cumplimiento de los objetivos y fines de la entidad, removiendo de oficio los obstáculos puramente formales. 1.4. ECONOMÍA: Los recursos destinados a la contratación deben ser administrados con sano criterio de austeridad. Las actuaciones se adelantarán utilizando la menor cantidad de tiempo, exigiendo los documentos estrictamente requeridos en la ley, con la menor inversión de recursos, sin detrimento de la calidad en la prestación del servicio de salud. 1.5. CELERIDAD: Las normas y procedimientos establecidos en éste estatuto se aplicarán y adelantarán de oficio, en el menor tiempo posible y suprimiendo trámites innecesarios. 1.6. IMPARCIALIDAD: Las actuaciones contractuales deberán ajustarse a la Constitución y la Ley, asegurando y garantizando los derechos de todas las personas sin ningún género de discriminación. 1.7. PUBLICIDAD: La entidad dará a conocer la información de las actuaciones contractuales. Lo anterior sin perjuicio de la confidencialidad que debe existir en los procesos de evaluación y en la documentación que por su naturaleza tiene carácter reservado. 1.8. BUENA FE: Las actuaciones que se surtan con ocasión de la actividad contractual deberán ceñirse a una conducta honesta, leal, acorde con los fines que la entidad persigue, la cual se presumirá en todas las gestiones y actividades que se adelanten. 1.9. EFICIENCIA: La entidad en sus actuaciones contractuales buscará la satisfacción de las necesidades y el logro de sus fines, a través de la correcta asignación y utilización de sus recursos de tal forma que garantice un razonable costo económico con mayores resultados. 1.10. RESPONSABILIDAD: Quienes intervengan en la actividad contractual están obligados a proteger el interés general y los fines de la entidad, por tal razón responderán por sus acciones y omisiones antijurídicas e indemnizarán los daños que causen con ocasión de las mismas. 1.11. TRANSPARENCIA: En las actuaciones contractuales se deberán observar reglas objetivas, justas y claras que aseguren la escogencia de los mejores ofrecimientos a fin de proteger el interés general y los fines de la entidad. 1.12. PLANEACION: Los procedimientos contractuales deben estar precedidos por una idónea planeación, en la cual se verifique su adecuación a los planes, proyectos y programas de la E.S.E. HUS, así como al Plan Anual de Compras y al Presupuesto de la misma. En virtud de este principio no podrá iniciarse ningún proceso contractual sin la existencia previa de disponibilidad presupuestal y sin los estudios técnicos de conveniencia, oportunidad, necesidad y de factibilidad de acuerdo a cada caso en particular. ARTÍCULO 2.- FINES DE LA CONTRATACIÓN: La entidad buscará el cumplimiento de los fines estatales, la continúa y eficiente prestación del servicio público de salud y la efectividad de los derechos e intereses de la comunidad al adelantar las actuaciones contractuales. Los servidores públicos tendrán en consideración, que al celebrar contratos y con la ejecución de los mismos, la E.S.E. HUS busca el cumplimiento de los fines que le son inherentes, la continua y eficiente prestación del servicio público de salud y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con ella en la consecución de dichos fines. Se denominan servicios públicos de salud, los que están destinados a satisfacer necesidades colectivas en forma general, permanente y continua, en materia de salud, bajo la dirección, regulación y control del Estado, y a asegurar el cumplimiento de sus fines. En caso de duda o contradicción entre las disposiciones del Manual, el componente normativo de su reglamentación y los procedimientos que las desarrollen, los principios indicarán el sentido prevalente que debe tener la interpretación, siempre en procura de la publicidad, la transparencia, la eficiencia, eficacia, efectividad y economía de los procesos contractuales de la E.S.E HUS, al servicio de la Misión institucional, mediante el ejercicio responsable de las competencias contractuales que se confieran. ARTICULO 3.- DE LOS DERECHOS Y DEBERES DE E.S.E HUS. Para la consecución de los fines de que trata el artículo anterior, la E.S.E HUS: 3.1. Ejercerá las potestades y cumplirá los deberes señalados en el Art. 4º de la Ley 80 de 1993. ARTICULO 4.- DE LOS DERECHOS Y DEBERES DE LOS CONTRATISTAS. Para la realización de los fines de que trata el artículo 3o. del presente Manual, los contratistas tendrán los derechos y los deberes que les atribuye la Ley 80 de 1993, con las precisiones previstas en este Manual, bajo las condiciones que se fijarán en los pliegos y el respectivo contrato. Los particulares, por su parte, tendrán en cuenta al celebrar y ejecutar contratos con las entidades estatales, colaboran con ellas en el logro de sus fines y cumplen una función social que, como tal, implica obligaciones. La E.S.E. HUS no garantizará la obtención de utilidades en ninguna forma de contratación. ARTÍCULO 5.- RÉGIMEN LEGAL: Las actuaciones contractuales que realice la entidad se sujetarán al presente estatuto y a las disposiciones legales establecidas en el derecho privado y/o eventualmente a las de la contratación estatal. Cuando se pacten las clausulas excepcionales o exorbitantes se entenderá que el contrato será regido por las normas propias del estatuto general de Contratación estatal y sus decretos reglamentarios. ARTÍCULO 7.- DE LOS DEBERES, DERECHOS, RESPONSABILIDADES Y SANCIONES: Además de los establecidos en el presente Acuerdo, se aplicarán las disposiciones establecidas en la Constitución Política, Ley 190 de 1995 y la Ley 734 de 2002.
CAPITULO SEGUNDO COMPETENCIAS PARA LA CONTRATACIÓN ARTÍCULO 8.- JUNTA DIRECTIVA: En los procesos de selección cuya cuantía supere los QUINIENTOS (500) salarios mínimos legales mensuales vigentes, y para la enajenación de bienes inmuebles, celebración de empréstitos y los contratos de sociedad, será necesaria la aprobación por parte de la Junta Directiva de la entidad. ARTÍCULO 9.- REPRESENTANTE LEGAL: (Modificado por el Artículo 1 del Acuerdo No. 019 de 2009) El representante legal aprobará los estudios previos para la realización del respectivo proceso de selección, de igual forma aprobará los pliegos de condiciones, expedirá la resolución de adjudicación, suscribirá los contratos, designará al interventor o supervisor del contrato, declarará el incumplimiento estableciendo multas o haciendo efectivas las cláusulas penales pecuniarias o las cláusulas excepcionales al derecho común establecidas en el Estatuto de Contratación de la Administración Pública y de igual forma liquidará los contratos. En todo caso las funciones descritas en este artículo podrán ser delegadas o desconcentradas de acuerdo a la Ley. ARTÍCULO 10.- COMITÉ DE CONTRATACIÓN: (Modificado por el Artículo 2 del Acuerdo No. 019 de 2009) El comité de contratación, intervendrá en los procesos de selección cuya cuantía sea superior a 100 SMLMV, recomendando al representante legal de la entidad, la suscripción del contrato con el oferente cuya propuesta resulte ser la más conveniente y favorable para los intereses de la entidad. El comité de contratación estará conformado así: • El Subgerente respectivo según la naturaleza del contrato, quien lo presidirá. PARAGRAFO: Se conformará un comité de compras, reglamentado por el ordenador del gasto, cuando el valor del contrato sea menor a 100 SMLMV. Estos comités no actuarán en los procesos de contratación directa de que trata el artículo 16 del presente estatuto. CAPITULO TERCERO DE LOS PROCESOS DE SELECCIÓN ARTÍCULO 11.- PROCESOS DE SELECCIÓN: Los procesos de selección para contratar son: 11.1. LICITACION PÚBLICA: Cuando el valor a contratar supere los 500 SMMLV. A partir de este valor se considerará una contratación de mayor cuantía y se publicará sin excepción en el sistema electrónico para la contratación pública SECOP. 11.2. CONCURSO DE MÉRITOS: El concurso de méritos será reglamentado por el ordenador del gasto, utilizándose el mecanismo del concurso de méritos abierto o calificado. 11.3. SELECCIÓN ABREVIADA CON INVITACION EN EL SECOP: Cuando el valor a contratar sea mayor a 100 SMMLV y hasta 500 SMMLV. Ésta se publicará sin excepción en el sistema electrónico para la contratación pública SECOP. 11.4. MENOR CUANTÍA DE MENOS DE 100 SMLMV: (Modificado por el artículo 3 del Acuerdo No. 019 de 2009) Cuando la adquisición de bienes no supere los 100 SMLMV se formulará invitación pública a presentar ofertas a través de la página de la ESE HUS, mientras se arreglan y solventan los problemas técnicos en la página del SECOP, una vez solucionados estos inconvenientes de tipo tecnológico se volverá a la página del SECOP. La entidad establecerá en la invitación los requisitos mínimos habilitantes así como los criterios de selección que aplicará para definir el proceso, ponderando factores técnicos y económicos. Realizada la evaluación de la oferta u ofertas se verificarán únicamente los requisitos habilitantes a la oferta que haya obtenido el mejor puntaje en la evaluación. Si ésta no los cumple se podrá contratar con el oferente que quedó en el segundo lugar previa verificación de los requisitos habilitantes. En el caso que éste no cumpla se repetirá la invitación. Los oferentes no requerirán de inscripción en el Registro único de Proponentes. La evaluación se realizará por comité de compras y el término de permanencia en la página de la ESE HUS será de 48 horas en días hábiles. Si realizadas dos invitaciones públicas y no se presentaren oferentes o ninguno quedara habilitado para participar, se podrá contratar entonces directamente el bien, la obra o servicio, de acuerdo a los lineamientos del artículo 16 del Manual de Contratación. PARÁGRAFO: No obstante lo anterior, el representante legal de la entidad, cuando el objeto de la contratación haga referencia a la adquisición de bienes y servicios de condiciones técnicas uniformes o de común utilización, independientemente de la cuantía, deberán utilizar la modalidad de subasta pública inversa con puja dinámica presencial o electrónica. ARTÍCULO 12.- CONTRATACIÓN POR LICITACION PÚBLICA En los procesos de selección cuya cuantía exceda los 500 SMMLV el proceso de selección se realizará respetando las siguientes pautas: 12.1. ESTUDIOS PREVIOS: La Subgerencia relacionada con el objeto del contrato coordinará la elaboración de los estudios previos, con apoyo de los jefes de unidades funcionales y equipos de trabajo o dependencias gestoras, con el acompañamiento del coordinador de la Oficina de Contratación. Los estudios previos comprenderán dos elementos fundamentales: Técnicos y Jurídicos, conformados por los documentos definitivos, soportes para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones de tal forma que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance del requerimiento de la entidad y el alcance de la distribución del riesgo que la entidad propone. Los estudios y documentos previos se pondrán a disposición de los interesados simultáneamente con el proyecto de pliego de condiciones, conteniendo los siguientes elementos mínimos: En relación a las pólizas de responsabilidad médica, el asegurado en todo caso deberá ser la E.S.E. HUS, al igual que en las demás garantías. Los elementos mínimos previstos en el presente artículo se complementarán con los exigidos específicamente, en las diversas modalidades de selección. El contenido de los estudios y documentos previos podrá ser ajustado por la entidad con posterioridad a la apertura del proceso de selección. En caso que la modificación de los elementos mínimos señalados en el presente artículo implique cambios fundamentales en los mismos, la entidad, con fundamento en el numeral 2 del artículo 69 del Código Contencioso Administrativo y en aras de proteger el interés público o social, podrá revocar el acto administrativo de apertura. Para los efectos del presente artículo, se entiende que los estudios y documentos previos son los definitivos al momento de la elaboración y publicación del proyecto de pliego de condiciones, sin perjuicio de los ajustes que puedan darse en el curso del proceso de selección. En todo caso, permanecerán a disposición del público por lo menos durante el desarrollo del proceso de selección. En el caso de contratos en los que se involucre diseño y construcción, la entidad deberá poner a disposición de los oferentes además de los elementos mínimos a los que hace referencia el presente artículo, todos los documentos técnicos disponibles para el desarrollo del proyecto. 12.2. PREPLIEGOS DE CONDICIONES Y AVISO DE CONVOCATORIA. El aviso de convocatoria consistirá en un memorando interno que será publicado en el SECOP, invitando a la comunidad en general a participar en el respectivo proceso de selección. De igual forma se publicarán los proyectos de pliegos de condiciones, los cuales estarán durante un mínimo de cinco (5) días hábiles en el portal único de contratación. La publicación de los proyectos de pliegos de condiciones o sus equivalentes no genera obligación para la entidad de dar apertura al proceso de selección. Junto con los proyectos de pliegos de condiciones se publicarán los estudios y documentos previos que sirvieron de base para su elaboración. La E.S.E. HUS deberá publicar las razones por las cuales se acogen o rechazan las observaciones hechas a los proyectos de pliegos Los pre-pliegos de condiciones contendrán la información mínima de que trata el numeral siguiente y no comprometerán a la entidad en la iniciación formal del proceso respectivo. 12.3. PLIEGO DE CONDICIONES: El área de contratación elaborará los pliegos de condiciones en coordinación con la oficina gestora. Los pliegos de condiciones contendrán: Al pliego se anexarán, el proyecto de minuta del contrato a celebrarse y los demás documentos que sean necesarios. Los pliegos de condiciones deberán ser aprobados por el gerente. El ordenador del gasto iniciará el proceso de selección de manera formal mediante acto administrativo de apertura, en el cual aprueba los pliegos definitivos, determina el cronograma del proceso y designa el comité de contratación. No se requiere de pliego de condiciones cuando se seleccione al contratista, en contratos cuya cuantía sea hasta 100 SMMLV. En estos casos, bastará un documento en el que se consignen las condiciones de la convocatoria. Cuando la entidad considere modificar los pliegos de condiciones, dichas variaciones se harán mediante adendas. La entidad señalará en el pliego de condiciones el plazo máximo dentro del cual podrán expedirse adendas, o, a falta de tal previsión, señalará al adoptarlas, la extensión del término de cierre que resulte necesaria, en uno y en otro caso, para que los proponentes cuenten con el tiempo suficiente que les permita ajustar sus propuestas a las modificaciones realizadas. En ningún caso podrán expedirse y publicarse el mismo día en que se tiene previsto el cierre del proceso de selección, ni siquiera para la adición del término previsto para ello. 12.4. EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS: El comité de contratación designado en el acto administrativo de apertura, evaluará y calificará las propuestas presentadas, recomendando la más conveniente y favorable para los intereses de la entidad, para lo cual elaborará un acta de evaluación. 12.5. OBSERVACIONES A LA EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS Y SU RESPUESTA: Una vez publicada la evaluación de las ofertas se dispondrá de un plazo de hasta cinco días hábiles, dentro del cual los oferentes presentarán las observaciones a la misma, a fin de que el comité de contratación proceda a emitir la respectiva respuesta. De darse el caso se procederá a la respectiva recalificación. 12.6. AUDIENCIA DE ADJUDICACIÓN: La adjudicación procederá siempre en audiencia Pública. Durante la misma audiencia, y previamente a la adopción de la decisión definitiva de adjudicación, los interesados podrán pronunciarse sobre la respuesta dada por la entidad contratante a las observaciones presentadas respecto de los informes de evaluación. El acto de adjudicación es irrevocable y obliga a la entidad y al adjudicatario. No obstante lo anterior, si dentro del plazo comprendido entre la adjudicación del contrato y la suscripción del mismo, sobreviene una inhabilidad o incompatibilidad o si se demuestra que el acto se obtuvo por medios ilegales, este podrá ser revocado, caso en el cual, la entidad podrá aplicar lo previsto en el inciso final del numeral 12 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993. Si el adjudicatario no suscribe el contrato correspondiente dentro del término que se haya señalado, se adjudicará al oferente que haya ocupado el segundo lugar en la lista de elegibles, y así sucesivamente; siempre y cuando la oferta se ajuste a los precios del mercado y al presupuesto oficial de la entidad. Quedará a favor de la entidad contratante, en calidad de sanción, el valor del depósito o garantía constituidos para responder por la seriedad de la propuesta, sin menoscabo de las acciones legales conducentes al reconocimiento de perjuicios causados y no cubiertos por el valor de los citados, depósito o garantía. PARÁGRAFO: Los demás aspectos inherentes a la reglamentación de la Licitación serán establecidos por el ordenador del gasto. En dicha reglamentación deberá incorporar los siguientes elementos: Los pre pliegos de condiciones deberán permanecer en el portal único de contratación durante un mínimo de cinco (5) días hábiles, término que tendrán los proponentes para presentar las respectivas observaciones a dichos documentos. Deberán publicarse hasta tres (3) avisos en medios escritos de amplia circulación regional y/o nacional, de cinco (5) a veinte (20) días calendario antes de realizarse el acto administrativo de apertura de la licitación. Deberán realizarse audiencias públicas de adjudicación, de reparto de los riesgos y de aclaración de los pliegos definitivos. La adjudicación deberá realizarse obligatoriamente en audiencia pública. Deberá utilizarse el mecanismo de presentación de propuestas técnicas y económicas en sobres separados, para que sean objeto de verificación y evaluación secuencial, en dos (2) etapas separadas. En la primera etapa, se verificarán, las condiciones de participación y los requerimientos verificables de la propuesta, para determinar y establecer los proponentes hábiles para participar en la etapa de calificación y clasificación del proceso de selección. El dictamen del comité de contratación tendrá carácter preclusivo de esta etapa. En la segunda etapa, se examinarán únicamente las propuestas económicas, sin que haya lugar a reabrir el debate sobre el proceso de verificación y los resultados de la primera etapa, salvo que de oficio o en virtud de una o más denuncias documentadas de uno o más de los proponentes, y fundamentada(s) en hechos que no pudieron conocerse en la primera etapa, se constate por vía administrativa evidencia de fraude, falsedad u ocultamiento de información relevante para la acreditación de condiciones de participación o de requisitos verificables de las propuestas habilitadas. En la segunda etapa se aplicarán los criterios de calificación y clasificación de las propuestas, para determinar el orden de elegibles. ARTÍCULO 13.- FACTORES DE ESCOGENCIA Y SU PONDERACIÓN: Constituyen factores de escogencia aquellos criterios que permiten determinar cuál es la oferta más favorable para los intereses de la entidad, tales como el precio, la calidad, la administración de riesgos, servicio de post-venta, entre otros. Según la ponderación que se defina en cada proceso de selección, y atendiendo, que en los procesos de selección objetiva cuya naturaleza sea la adquisición de bienes o servicios de común utilización, solo se tendrá como factor de calificación, el precio ofertado. En los procesos cuyo objetivo sea la selección de consultores, se tendrá como factor de calificación, la experiencia del proponente, en los demás casos solo será factor de habilitación o condición para participar. Serán requisitos habilitantes, los indicadores financieros y aspectos jurídicos. Lo relacionado con la experiencia de los proponentes dependerá de la naturaleza de los procesos a contratar. ARTÍCULO 14.- CONTRATACIÓN POR SELECCIÓN ABREVIADA EN EL SECOP: En los procesos de selección cuya cuantía exceda los 100 SMMLV y hasta 500 SMMLV, el proceso de selección será el siguiente: ARTÍCULO 15.- (Modificado por el artículo 4 del Acuerdo No. 019 de 2009) MENOR CUANTÍA DE MENOS DE 100 SMLMV: Cuando el valor a contratar no supere los 100 SMMLV. Este proceso se iniciará con la invitación a cotizar, en el portal de La página de la ESE HUS durante 48 horas (de Lunes a Viernes días hábiles), mientras se arreglan y solventan los problemas técnicos en la página del SECOP, una vez solucionados estos inconvenientes de tipo tecnológico se volverá a la página del SECOP. En el mismo documento deberán incorporarse los elementos técnicos del bien o servicio a ofrecer. La adjudicación se realizará por el respectivo comité de compras, quien levantará un acta general de adjudicaciones cada vez que se reúna para tal efecto. El comité de compras será reglamentado por el ordenador del gasto. En este proceso no se requiere de Pliego de Condiciones. Si realizadas dos invitaciones públicas y no se presentaren oferentes o ninguno quedara habilitado para participar, se podrá contratar entonces directamente el bien, la obra o servicio, de acuerdo a los lineamientos del artículo 16 del Manual de Contratación. ARTICULO 16.- DE LA CONTRATACION DIRECTA (Modificado por el artículo 5 del Acuerdo No. 019 de 2009) ARTICULO 17. DE LA FIGURA DE LA URGENCIA EXCEPCIONAL: Los eventos señalados como urgencia médica constituyen una excepción a los procesos de selección del contratista, cuya celebración no requiere licitación pública ni pluralidad de ofertas. Cuando se derive de un procedimiento médico o quirúrgico propio de los realizados por la E.S.E HUS, una emergencia o urgencia médica, nosológica, biológica o biomédica que el hospital no pueda solucionar con los recursos existentes, y que no permita esperar el trámite del respectivo proceso de selección para contratar el bien o servicio adicional, sino que por el contrario, exija ser satisfecha inmediatamente o a la mayor brevedad posible. Frente a eventos que amenacen la integridad física y/o la vida humana; en este caso no se requerirá de ningún tipo de convocatoria pública ni pluralidad de oferentes para llevar a cabo el contrato. El médico tratante determinará la condición de urgencia médica excepcional, que será avalada por el subgerente del área respectiva en el término de un (1) día hábil, consignando esta información en la respectiva historia clínica. El médico tratante hará el requerimiento a la jefatura de farmacia quien hará las solicitudes del bien o servicio. Si se trata de adquisiciones, deberá solicitar las cotizaciones por cualquier medio hábil (electrónica, telefónica, fax, etc.) Una vez acordado el precio de compra, el oferente tendrá un plazo máximo de 24 horas para entregar el bien o servicio solicitado. En lo posible se deben evaluar, mediante sondeo de mercado, a tres proveedores. El precio de compra se deberá ajustar a los precios promedio de adquisiciones de la E.S.E HUS y a los precios del mercado en general. Esto según registro de proveedores de Almacén y Farmacia, avalado cada trimestre por el ordenador del gasto de la E.S.E. HUS. La entidad tendrá cinco (5) días hábiles para realizar los ajustes presupuestales a que hubiere lugar, así como los trámites administrativos de contratación. El monto máximo asciende hasta diez (10) salarios mínimos mensuales legales vigentes. Cuando el valor de la adquisición exceda este valor, se deberá contar con la aprobación del Ordenador del Gasto. PARÁGRAFO: En aquellos casos, en que se presente una emergencia producto de la afectación de la infraestructura ó, de una demanda excepcional en los servicios de salud, y que se ponga en riesgo la continuidad en la prestación de los mismos, el subgerente del área a cargo solicitará el bien, obra o servicio inmediatamente. El monto máximo asciende hasta diez (10) salarios mínimos mensuales vigentes. Cuando el valor de la adquisición exceda este valor, se deberá contar con la aprobación del Ordenador del Gasto, y para realizar la respectiva orden, la entidad tendrá hasta cinco (5) días hábiles para realizar los trámites administrativos de contratación. Se presentará informe de esta contratación en la siguiente reunión de junta directiva y comité de gerencia.
DEL SECOP ARTICULO 18.- PUBLICIDAD EN EL PORTAL UNICO DE CONTRATACION ESTATAL SECOP La entidad contratante responsable, garantizará la publicidad de todos los procedimientos y actos asociados a los procesos de contratación. La publicidad considerada en este artículo se publicará en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP) a través del Portal Único de Contratación, cuyo sitio web será indicado por su administrador. Con base en lo anterior, se publicarán, entre otros, los siguientes documentos e información, según corresponda a cada modalidad de selección: 18.2. El proyecto de pliego de condiciones y la indicación del lugar físico o electrónico (virtual), medios en los que podrán ser consultados, los estudios y documentos previos. 18.3. Las observaciones y sugerencias al proyecto, que consideran el numeral anterior, y el documento que contenga las apreciaciones de la entidad sobre las observaciones presentadas. Igualmente las observaciones al informe de evaluación. 18.4. El acto administrativo general que dispone la apertura del proceso de selección, para el cual no será necesaria ninguna otra publicación. 18.5. El acta de la audiencia de aclaración de los pliegos de condiciones y en general las aclaraciones que se presenten durante el proceso de selección y las respuestas a las mismas. 18.6. El acta de la audiencia de revisión de la asignación de riesgos previsibles. 18.7. El acto administrativo de suspensión del proceso o de anulación cuando procedan, a juicio de la entidad contratante. 18.8 Las adendas a los pliegos de condiciones. 18.9 El informe de evaluación. 18.10. El informe de verificación de los requisitos habilitantes para acceder a la subasta inversa en la selección abreviada de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización. 18.11. El acto administrativo de adjudicación del contrato. En los casos de licitación pública, también el acta de la audiencia pública de adjudicación. 18.12. El acto de declaratoria de desierta de los procesos de selección. 18.13. El contrato, las adiciones, modificaciones o suspensiones y la información sobre las sanciones ejecutoriadas que se profieran en el curso de la ejecución contractual o con posterioridad a ésta. 18.14. El acta de liquidación de mutuo acuerdo, o el acto administrativo de liquidación unilateral. PARAGRAFO.- EXCEPCIONES A LA PUBLICIDAD EN EL SECOP: Los siguientes documentos no requieren ser publicados en el portal único de contratación estatal: 1. Los procesos de enajenación y adquisición de bienes e inmuebles. CAPÍTULO QUINTO DE LOS CONTRATOS ARTÍCULO 19.- CONTENIDO DE LOS CONTRATOS: En los contratos se incluirán las estipulaciones a que haya lugar de acuerdo con la esencia y naturaleza de cada contrato, así mismo se podrán pactar cláusulas de imposición de multas y cláusulas penales pecuniarias. Conforme lo prevé el numeral 6º del Artículo 195 de la Ley 100 de 1993 se podrán utilizar discrecionalmente las cláusulas exorbitantes previstas en el estatuto general de contratación de la administración pública. ARTÍCULO 20.- EJECUCIÓN DEL CONTRATO: Para la ejecución se requerirá de la aprobación de la garantía y de la existencia de las disponibilidades presupuestales correspondientes, salvo que se trate de la contratación con recursos de vigencias fiscales futuras de conformidad con lo previsto en la ley orgánica del presupuesto, y en el caso de la urgencia excepcional. El proponente y el contratista deberán acreditar que se encuentran al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios del Sena, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, cuando corresponda. El término de ejecución del contrato será el período de tiempo dentro del cual debe darse cumplimiento al objeto contractual. Dicho término se contará una vez levantada la respectiva acta de inicio. En los contratos sin formalidades plenas no se requerirá de acta de inicio, en este caso el tiempo se calculará a partir de su suscripción. ARTÍCULO 21.- VIGENCIA DEL CONTRATO: La vigencia del contrato será el período de tiempo contado desde la suscripción del contrato hasta la liquidación del mismo. ARTÍCULO 22.- REQUISITOS DE PERFECCIONAMIENTO DE LOS CONTRATOS: Los contratos que suscriba la E.S.E. HUS se perfeccionan cuando haya acuerdo entre el objeto y la contraprestación, y éste se eleve a escrito, además de la aprobación de las garantías. ARTÍCULO 23.- LEGALIZACIÓN DE LOS CONTRATOS: Los contratistas tendrán un plazo de hasta diez (10) días hábiles para la realización de los trámites de legalización de los contratos. ARTÍCULO 24.- MODIFICACIONES: Cuando hubiere lugar, se celebrará una modificación, a fin de reformar o aclarar las cláusulas contractuales, o para adicionar en tiempo o valor el contrato inicial. En ningún caso, so pretexto de aclarar o modificar el alcance de una cláusula, se podrá variar sustancialmente el objeto del contrato. La adición de los contratos podrá realizarse hasta un cincuenta por ciento (50%) del valor del contrato. ARTÍCULO 25.- PROCESO SANCIONATORIO: El trámite administrativo sancionatorio será reglamentado por el Gerente. PARÁGRAFO: No habrá imposición de multas cuando la mora o el incumplimiento parcial sea ocasionada en virtud de fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobadas y en concordancia con las normas legales vigentes. ARTÍCULO 26.- PENAL PECUNIARIA: En caso de declaratoria de caducidad o de incumplimiento parcial o total de la obligaciones contraídas con ocasión del presente contrato la entidad exigirá directamente al contratista a título de cláusula penal una suma de treinta (30%) del valor total del contrato que se considerará como pago parcial de los perjuicios que al Hospital se le causen. El pago de la pena no extingue el cumplimiento de la obligación principal. Esta suma será tomada de la garantía constituida o descontada de los saldos que por cualquier concepto la entidad le adeude al contratista. Si esto no fuere posible se cobrará por jurisdicción coactiva. ARTÍCULO 27.- APLICACIÓN DE LAS MULTAS Y LA CLÁUSULA PENAL: Los valores de las multas y de la cláusula penal, no son excluyentes y podrán ser cobrados directamente por la entidad a través de acto administrativo; dichos valores podrán ser tomados del saldo a favor del contratista, o de la garantía constituida, o por la vía de la jurisdicción coactiva. En la aplicación de las multas y la cláusula penal se respetará el derecho al debido proceso. ARTÍCULO 28.- DE LA LIQUIDACIÓN: La liquidación del contrato de común acuerdo se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la terminación de la ejecución del contrato y la liquidación de forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del plazo para realizar la liquidación de común acuerdo, en concordancia con el artículo 136 del Código Contencioso Administrativo. Si es del caso, se exigirá al contratista la ampliación de la garantía del contrato, para avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extinción del contrato. Los contratos sin formalidades plenas no requieren liquidación. ARTÍCULO 29.- MECANISMOS DE SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS: En los contratos que celebre la entidad se estipulará, la solución en forma ágil y directa de las diferencias y discrepancias surgidas de la actividad contractual, para lo cual se podrá acudir a la amigable composición, transacción, arbitramento, conciliación o cualquier mecanismo de solución de controversias previsto en la Ley. PARAGRAFO: La entidad podrá suscribir contratos de transacción, con el fin de terminar extrajudicialmente un litigio pendiente o para precaver uno eventual. CAPITULO SEXTO DE LA ADQUISICIION DE BIENES Y SERVICIOS DE CONDICIONES TECNICAS UNIFORMES O DE COMUN UTILIZACION ARTICULO 30. BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES Y DE COMÚN UTILIZACIÓN. Son bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos. PARAGRAFO 1-. No se consideran de características técnicas uniformes y de común utilización las obras públicas y los servicios intelectuales. ARTICULO 31. PROCEDIMIENTOS PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES Y DE COMÚN UTILIZACIÓN. Sin consideración a la cuantía del contrato a realizar, si el bien o servicio requerido por la entidad es de características técnicas uniformes y de común utilización podrá hacerse uso del procedimiento de subasta pública inversa presencial ó electrónica, esta última según criterio de la entidad, determinado por el comité de contratación y con el visto bueno del ordenador del gasto, además del procedimiento del acuerdo marco de precios. ARTICULO 32 DEFINICIÓN DE SUBASTA INVERSA PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES Y DE COMÚN UTILIZACIÓN. Una subasta inversa es una puja dinámica efectuada presencial o electrónicamente, mediante la reducción sucesiva de precios durante un tiempo determinado, de conformidad con las reglas previstas en el presente manual y en los respectivos pliegos de condiciones. ARTICULO 33. APLICACIÓN DE LA SUBASTA INVERSA EN LA CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES Y DE COMÚN UTILIZACIÓN. En las subastas inversas para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, se tendrá como único criterio de evaluación el precio. En caso de que estos bienes o servicios estén sometidos a situaciones de control de precios mínimos, la entidad deberá valorar la factibilidad de llevar a cabo una subasta inversa, o aplicar la modalidad de selección que corresponda. PARAGRAFO. La E.S.E. HUS podrá abstenerse de exigir garantía de seriedad de la oferta, para participar en procesos de subasta inversa para la adquisición de los bienes y servicios a los que se refiere el presente artículo. Si el proponente, sin justa causa, se abstuviere de suscribir el contrato adjudicado quedará inhabilitado para contratar con el Estado por un término de cinco (5) años, de conformidad con el literal e) del numeral 1 del artículo 8° de la Ley 80 de 1993. ARTICULO 34.- ESTUDIOS PREVIOS Y FICHA TÉCNICA PARA LA SUBASTA INVERSA. Como parte del contenido de los estudios y documentos previos señalados, cada bien o servicio de características técnicas uniformes y de común utilización requerido mediante subasta inversa, tendrá una ficha técnica que incluirá sus características y especificaciones, en términos de desempeño y calidad cuya elaboración será responsabilidad de cada entidad.
ARTICULO 36.- VERIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS HABILITANTES. Para que una subasta pueda llevarse a cabo en los términos de este manual, deberán resultar habilitados para presentar lances de precios por lo menos dos (2) proponentes. El resultado de la verificación de los requisitos habilitantes se publicará de conformidad con lo señalado en el presente manual. En dicho informe se señalarán los proponentes que no se consideran habilitados y a los cuales se les concederá un plazo para que subsanen la ausencia de requisitos o la falta de documentos habilitantes, so pena del rechazo definitivo de sus propuestas. Luego de verificados y subsanados los requisitos habilitantes, si a ello hubiere lugar, las entidades procederán a llevar a cabo la subasta dentro de los plazos fijados en los pliegos de condiciones. Si sólo un oferente resultare habilitado para participar en la subasta, la entidad ampliará el plazo para la presentación de los documentos habilitantes y la oferta inicial de precio, por el término indicado en los pliegos de condiciones, el cual en ningún caso podrá ser mayor de la mitad del inicialmente previsto. Si vencido ese plazo no se alcanza la pluralidad de proponentes, la entidad adjudicará el contrato al proponente habilitado, siempre que su oferta no exceda el presupuesto oficial indicado en el pliego de condiciones. PARAGRAFO-. Durante la prórroga a que hace referencia el tercer inciso del presente artículo, cualquier interesado podrá presentar oferta, incluyendo aquellos proponentes que fueron considerados no hábiles para participar en la subasta, en los términos señalados en el presente artículo. ARTÍCULO 37.- MODALIDADES DE SUBASTA INVERSA. La subasta inversa podrá tener una de las siguientes modalidades: ARTICULO 38-. MÁRGENES MÍNIMOS DE MEJORA DE OFERTAS. Los pliegos de condiciones determinarán márgenes mínimos de mejora de ofertas, por debajo de los cuales los lances no serán aceptables. ARTICULO 39-. PROCEDIMIENTO DE SUBASTA INVERSA PRESENCIAL. Antes de iniciar la subasta, a los proponentes se les distribuirán sobres y formularios para la presentación de sus lances. En dichos formularios se deberá consignar únicamente el precio ofertado por el proponente o la expresión clara e inequívoca de que no se hará ningún lance de mejora de precios. PARAGRAFO-. En caso de existir empate se adjudicará el contrato al que presentó la menor propuesta inicial. De persistir el empate, se desempatará por medio de sorteo. ARTICULO 40-. AUTENTICIDAD E INTEGRIDAD DE LOS MENSAJES DE DATOS EN EL CURSO DE UNA SUBASTA ELECTRÓNICA. En las subastas inversas electrónicas se deberá garantizar y otorgar plena seguridad sobre el origen e identidad del emisor del mensaje de datos y sobre su integridad y contenido, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 527 de 1999 y según lo señalado en el pliego de condiciones. ARTICULO 41-. PROCEDIMIENTO DE LA SUBASTA INVERSA ELECTRÓNICA. Este procedimiento podrá realizarse una vez se cuente con la tecnología disponible por parte de la E.S.E. HUS. La subasta dará inicio en la fecha y hora señalada en los pliegos de condiciones, previa autorización de la entidad para la cual se utilizarán los mecanismos de seguridad definidos en los pliegos de condiciones para el intercambio de mensaje de datos. PARAGRAFO-. La entidad deberá asegurar que el registro de los lances válidos de precios se produzca automáticamente sin que haya lugar a una intervención directa de su parte. ARTICULO 42-. FALLAS TÉCNICAS OCURRIDAS DURANTE LA SUBASTA INVERSA ELECTRÓNICA. Si en el curso de una subasta electrónica inversa se presentaren fallas técnicas imputables al SECOP, a la entidad o a la empresa a cargo de la operación tecnológica de la subasta, que impidan que los proponentes envíen sus propuestas, la subasta será cancelada y deberá reiniciarse el proceso. Sin embargo, la subasta deberá continuar si la entidad pierde conexión con el SECOP o con la empresa a cargo de la operación tecnológica de la subasta, siempre que los proponentes puedan seguir enviando sus propuestas normalmente. PARAGRAFO-. La entidad deberá contar con al menos una línea telefónica abierta de disponibilidad exclusiva para el certamen que prestará auxilio técnico a lo largo de la subasta para informar a los proponentes sobre aspectos relacionados con el curso de la misma. CAPÍTULO SEPTIMO DE LAS GARANTÍAS ARTÍCULO 43.- GARANTÍAS: Los contratistas prestarán garantía única para el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato. Las garantías no serán obligatorias en los contratos de empréstito, en los interadministrativos, en los de seguro y en los contratos cuyo valor sea inferior al 10% de la menor cuantía a que se refiere el presente acuerdo, caso en el cual corresponderá a la entidad determinar la necesidad de exigirla, atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago. Los proponentes prestarán garantía de seriedad de los ofrecimientos hechos para únicamente los procesos de selección de mayor cuantía. Las garantías consistirán en pólizas expedidas por compañías de seguros legalmente autorizadas para funcionar en Colombia, Fiducia mercantil en garantía, Garantía bancaria a primer requerimiento (carta de crédito stand by, contrato de garantía bancaria), Endoso en garantía de títulos valores, Depósito de dinero en garantía, entre otras. Tratándose de pólizas, las mismas no expirarán por falta de pago de la prima o por revocatoria unilateral. Podrá disponerse por acuerdo mutuo la exoneración de constitución de garantías, en el documento del contrato, cuando la cuantía del mismo no supere los cincuenta (50) salarios mínimos legales mensuales vigentes. ARTÍCULO 44.- RIESGOS A AMPARAR DERIVADOS DEL INCUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES: (Modificado por el artículo 6 del Acuerdo No. 019 de 2009) La garantía deberá amparar los diferentes riesgos que se deriven del incumplimiento del ofrecimiento o del incumplimiento del contrato, según sea el caso, y que, de manera enunciativa se señalan en el presente artículo: ARTÍCULO 45.- CUBRIMIENTO DE OTROS RIESGOS: En adición a las coberturas de los riesgos mencionados en el artículo anterior, la entidad deberá exigir en los contratos de obra pública y en aquellos que por su objeto o naturaleza lo considere necesario, el otorgamiento de pólizas de seguros que la protejan de las eventuales reclamaciones de terceros derivadas de la responsabilidad extracontractual que se pueda derivar de los actos de su contratista. Cuando en el contrato de obra pública la entidad autorice previamente la subcontratación, se exigirá al contratista que en la póliza de responsabilidad extracontractual se cubran igualmente los perjuicios derivados de los daños que sus subcontratistas puedan causar a terceros. Lo anterior sin perjuicio de que la entidad deba evaluar los demás riesgos a que puede estar expuesta derivada de las actuaciones de los subcontratistas, en cuyo caso exigirá al contratista las demás garantías que la mantengan indemne frente a esos eventuales daños. ARTÍCULO 46.- SUFICIENCIA DE LA GARANTÍA: (Modificado por el artículo 7 del Acuerdo No. 019 de 2009) Para evaluar e impartir aprobación a las garantías que se otorguen por el oferente o el contratista, el representante legal de la entidad deberá analizar la suficiencia de la garantía teniendo en cuenta el objeto y condiciones del contrato, la naturaleza de la garantía y las siguientes reglas: ARTÍCULO 47.- VIGENCIA Y DEROGATORIAS: El presente Acuerdo, rige a partir de su expedición y publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias y en especial el Acuerdo 006 de 2005 y sus normas complementarias.
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